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幕后故事:软件机器人托管业务运营

软件机器人

现在的机器人不仅限于出现在工厂车间。机器人流程自动化 (RPA) 可助力金融、保险、房地产和医药等各行各业实现日常办公任务的自动化,提高工作效率,并为企业节省时间和开支。随着这一热门市场的不断增长,它位系统集成商创造了提供自定义解决方案的新机会。

现代职场具备效率提升技术。即时消息、时间管理、项目管理和协作的应用程序有数十种。

但是,脑力型员工仍需将大量时间花费在枯燥的重复性任务上,如填写表格,或在数据库中搜寻信息。通过将此类任务分配至 RPA,他们将可以专注于更有意义的工作,提高工作效率,并推动业务向前发展。

“数字化转型不仅限于将纸质内容转化为电子文件和使用键盘鼠标。”电子元件制造商精英电脑股份有限公司的业务发展副经理 Timothy Huang 谈到,“电脑是非常强大的机器。通过运行人工智能算法,它们不仅能开展工作,也能将其完成。”

软件机器人能提高工作效率

办公室中有很多机器人可以接管的任务。软件机器人可以填写采购订单、追踪运输信息、进行税率计算和转账。机器人还可以检测员工、定位关键数据和处理工资单。“无论任何类型的公司,都会有很多重复性的工作可交由 RPA 接管。”开发 RPA 解决方案的 TPI Software 总监 Jeff Lin 谈到。

公司分配给其软件机器人的任务取决于其行业。

例如,金融和保险是受严格监管的行业,需要遵守大量文件,例如了解客户 (KYC) 规则。机器人可以在政府网站和第三方网站间极速跳转并获取信息,以便满足金融监管机构的 KYC 规则,从而防止洗钱和欺诈行为。

借助 SysTalk.RPA(机器人流程自动化)解决方案(与 Elitegroup 和 TPI Software 合作研发)可以自动填充用户名和密码并进入此类网站。该解决方案内置的计算机视觉模块还可以成功识别 CAPTCHA 验证码。“我们的软件能够将员工耗费在 KYC 上的时间削减 40%。” Lin 表示。

机器人还能够节省 IT 管理员倾注到运维工单中的时间。无需与遇到问题的员工联系,它们可以使用 RPA 虚拟助手引导它们了解简单任务,无需人工干预即可解决问题。

借助机器人处理 IT 任务在疫情期间尤为有助,特别是在员工开始居家办公,在正常工作时间之外使用不熟悉的应用程序,以及无法提供人工支持期间。

选择合适的 RPA 解决方案

每家公司的工作流程都独一无二,因此必须针对各项作业量身定制 RPA 解决方案。软件集成商可以与其客户合作,帮助他们入门。第一步是识别瓶颈和痛点,并设计相应的 SysTalk.RPA 工作流程来加以解决。

这些工作流程会加载到 Elitegroup LIVA Z3 Plus 计算机中,后者运用英特尔® 酷睿 处理器来执行自动化。掌上型计算机可以同时、按序列或者两者兼备地运行数十个甚至成百上千个工作流程。

“某个工作流程可能会在 8 点从雅虎或 Facebook 收集市场数据,然后 9 点切换为在 ERP 系统中生成信息。” Huang 谈到。

公司通常会部署十多台或数十台 LIVA Z3 Plus 设备,每台设备都会针对特定的工作组执行自动化。员工无需抬手启动工作流程,根据工作的不同,工作流程将按照设定的时间间隔启动或终止其任务。

紧凑型机器(尺寸仅为 117 x 128 x 35 毫米,图 1)用于隐藏在电脑显示器后,不会让员工分心。

LIVA Z3 Plus 微型电脑
图 1。紧凑型 LIVA Z3 Plus 可一次性运行成百上千个自动化工作流程。(来源:Elitegroup

“这些设备可以安静运行,无需使用鼠标或键盘,甚至都不会有人察觉到它们正在工作。这就是 RPA 系统的用武之地。” Huang 表示。

无差错扩展

因为软件机器人无需休息,一旦设定好工作流程,它们便可以夜以继日地大规模运行。针对大型项目,这种成果可能会非常惊人。

例如,一家电子制造服务公司 (EMS) 需要将其 10,000 名员工的人力资源数据从 Excel 电子表格传输至新软件程序中。管理者预计雇佣 10 个人耗费至少 10 个工作日来完成此任务。相反,SysTalk.RPA 仅花费一天就完成了这项工作。

机器人的工作价值相同,但是无差错。“人工传输大量数据时,总会出现输入错误。” Lin 谈到。

公司不希望重要的员工身份信息输入错误,因此原计划是让员工之间互相检查以避免错误。RPA 可以免除这项工作。“机器执行的工作完美无瑕。” Lin 表示。

面向客户服务和销售的聊天机器人

除了消除繁冗工作之外,公司可以利用 RPA 来帮助线上客户。TPI SysTalk.Chat 采用自然语言处理和机器学习来解读网站访客的问题,并提供个性化回复,有时还可将客户推荐至其他公司网站,以获取更多信息。

聊天机器人还可以捕获客户对话和邮件地址,毫不费力向销售代表发送销售线索。由于聊天机器人可以跨时区运行,因此对于全球运营的跨国公司而言尤为有助。

一家总部位于台湾省的国际性银行的经验表明,人工智能聊天机器人和自动化相结合,可为转型业务提供强大助力。三名员工平均花费 42 天时间来编译和编辑从公司网站收集的潜在贷款客户列表。采用 SysTalk.Chat 之后,银行可以在三天内采集此类信息,节省了一半工作时长。

入门至高级技术

企业通常从替换简单的传统流程开始使用 RPA,并在看到节省的时间和成本之后添加更为复杂的自动化。

一家台湾房地产公司使用 SysTalk.RPA 来取代一名全职营销助理的重复性工作,该助理曾需要每天花费三小时来编制营销报告信息。机器人在 30 分钟内完成了任务,让实习生可以有更多时间来了解业务,并从事更为实质性的工作。

首次尝试成功之后,公司扩大了 RPA 的使用范围,让 IT 部门执行 SysTalk.Chat,从而为客户创建虚拟住宅搜索助手。

Huang 表示,对于很多企业而言,RPA 可以作为迈向更高级数字化技术的跳板,如大数据分析和预测维护。“当企业了解到 RPA 可以完成的众多工作之后,它可以带领企业探索其他机遇,从而使其能够借助数字化工具提高竞争力。”

作者简介

Teresa Meek is an independent writer and editor with a background in journalism (Miami Herald, Newsday) who now specializes in content marketing. She writes blog posts, case studies, white papers, video scripts, and ghosted thought leadership pieces for major brands. Her clients have included Dell, Hewlett-Packard, Microsoft, Coca-Cola, Delta, Humana, JPMorgan Chase, and many other Fortune 500 companies. She is the author of the Amazon ebook Say It With Feeling: Business Writing in the Internet Age. She would be delighted to connect with you on LinkedIn or Twitter.

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