选择协作解决方案的五个关键因素

May 14, 2019 John Blyler

交互式数字显示协作

云协作平台不但可以帮助您的教育、企业或政府组织面向未来发展,而且可提升您项目在通信、会议和内容共享方面的效率。

但是,平台的选择和实施必须针对不同组织和用户群体的独特特征和使用状况量身定做。

基于云的协作解决方案可以提供许多优势,最重要的是简化了组织多个项目、工作组和工作流程的工作。云计算固有的可扩展性可以提供高效的方法来满足不断变化的协作需求。另外,会议和其他通信变得更加透明,这往往可以提高参与度以及加快决策制定过程。

另外,各个组织的需求各不相同。下面是在选择视频协作解决方案时要牢记的五大注意事项列表。

第 1 步明确您的特定需求

目前,统一通信系统在下面三大领域使用最广泛:教育、企业和政府。每个领域各有独特的目标。

在教育环境中,教师需要使用工具来更好地吸引学生以及培养协作精神和创造力。例如,使用交互式软件在屏幕上绘图和添加图像,可以营造更能启发思考的课堂(图 1)。

交互式数字显示学生协作
图 1. 吸引学生并培养协作精神。(资料来源:ViewSonic)

因此,需要提供个性化、有意义的学习环境,并使学生和教师能够保存并回顾他们的工作。例如,应该可以轻松地在不同的设备之间切换文件,以及将各种文件格式复制和粘贴在显示器上应该毫不费力。

在企业环境中,现代风格的交互式平台可让参与者无论身在何方,都可以轻松地进行沟通和协作。因此需要这样的平台:可以捕获整个会议经过,从高质量视频到协作创建内容,从做笔记到批注演示文稿等等。

政府需求反映业务环境的各个方面,以及加强对内容的控制,在这里,安全和加密技术可确保信息共享仅面向授权的会议参与者。

第 2 步缩小选择范围

确定好您的要求之后,就可以创建必要的平台功能的优先顺序列表了。在理想的情况下,端到端协作系统将提供多种功能,包括实时聊天和会议、远程位置的详细内容文件共享、整体工作流程管理和触摸屏交互。

要考虑的其它重要功能包括直观、易用的界面、与现有 IT 和计算基础设施集成,支持标准的软件应用程序以及可满足未来需求的可扩展性。

无论您有什么需求,动态、交互式的协作解决方案都应该能够灵活地满足组织和教育需求的数字 DNA。

第 3 步检查工作场所兼容性

有时会忽视的一个问题是组织的软件工具是否已具有现有的平台。如果有,该平台添加应用程序和自定义功能的开放程度如何?

例如,支持不同的协作程度的热门产品套件包括 Google Drive、Microsoft Office、Skype、Salesforce 和 Dropbox。在这种情况下,工作场所兼容性可确保用户可以在工作场所中使用 Microsoft Word 插件编辑文档,同时与 Google Docs 用户共享该内容。因此,协作平台需要允许将数据从多个应用程序导入到工作场所中,并且能够以多种兼容的格式导出。

第 4 步做好实施准备

确定好协作平台的独特要求和界面之后,下一步是确保实施工作顺利进行。最佳实践表明,当所有主要利益相关者都使用所选软件平台时,部署基于云的协作策略最为成功。当组织缺乏其最终部署的系统的强大用户支持时,协作往往会出问题。

新平台部署速率也很关键,并且应与优先顺序和使用情形一致。另外,实施战略必须使新技术能够轻松地与 IT 系统以及用户的当前协作实践集成。

培训几乎都是较新协作平台投入使用过程的一部分。所有用户不但需要了解如何充分利用新平台,而且需要保护敏感数据和重要知识产权的处理。

“实施失败的一个主要原因是由于缺乏培训,” Viewsonic Global 技术副总裁 Craig Scott 说道,“在公司中单纯地实施平台是不够的。您必须为人员提供阶梯式路径来充分利用该平台。您不能说,‘这是劳斯莱斯,限明天学会使用每项功能’。”

第 5 步规划未来

企业组织考虑基于云的协作平台的其中一个重大原因是使系统能够面向未来。可扩展软件的优点是它可以收缩或扩大以适应未来需求。它还可以保证云服务的投资保护,帮助减轻整体软硬件更新、维护费用和配置更改的成本。

Viewsonic 通过其采用 MyViewBoard 技术以及 Intel Unite® 软件的 ViewBoard 数字白板,使得该方法更加容易。瞄准企业和教育环境,通过提供白板功能(例如写入、擦除、表示、绘图和漫游),ViewBoard 2.1 专为智能面板教室教学而设计。它还完全集成了智能面板交互式多媒体功能,可以在会议/会议室场所内或从远程位置使用(图 2)。

Viewsonic Viewboard 数字白板
图 2。ViewBoard 专为企业和教育环境而设计。(资料来源:ViewSonic)

“每个组织都有不同的数字 DNA,以及吸收技术的不同的能力。” Scott 说道。“实际上,您必须评估这个 DNA 并确保您实施的是可以满足您公司的数字需求的协作工具。”

作者简介

John Blyler

John covers today’s latest high-tech, science and even science fiction in blogs, magazine articles, books and videos. He is an experienced physicist, engineer, journalist, author and professor who continues to speak at major conferences and before the camera on Chipestimate.com TV.

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