交互式自助信息设备改变访客管理方式

October 28, 2019 Stephanie Vozza

数字显示,数字标牌,数字标牌

从杂货店结账到快餐点餐,全世界正日渐拥抱自助服务。一项研究发现,75% 的顾客认为自助服务的选项带来方便,67% 的顾客宁愿自己服务自己,也不想与公司代表说话。

商家也同样因此获益。自助信息设备以多种方式改善运营,包括跟踪访客、收集数据、降低间接成本,并改善客户服务。

尽管交互式自助信息设备已经存在了 40 多年,但随着技术的发展,它们的用例也在提高。如今,它们是企业组织中的游戏规则改变者,使重要任务自动化并得以简化。

案例研究:数字化访客管理

自助信息设备解决方案最近帮助一家国际过滤器制造商改进了访客管理流程。这家位于瑞士的公司需要找到一种方法,对访问该公司设施的来宾进行登记并执行必要的安全程序。其基于纸笔的体系存在着显著痛点。

首先是对记录保管的需求不断增长。该制造商在 10 个国家/地区设有分支机构,它为来宾提供的印刷版安全信息有可能形成语言障碍。而且其登记过程并未链接到自动化 IT 系统以进行数据收集和跟踪,而这却是《制造业操作规程》(为制造商设定标准的规程)所要求的。相反,该公司不得不依赖人工数据输入,这引入了出错的风险。

此外,IT 部门被分配到处理访客管理的任务,给部门资源带来了压力。IT 员工要发送和管理访客邀请以及响应员工和来宾的支持请求, 而不是将时间花在重要的技术工作上。

为了应对这些挑战,该公司选择了由 friendlyway(为各行业定制自助信息设备的制造商)提供的 eReceptionist 解决方案。如图 1 所示的交互式显示屏向访客“打招呼”,让他们可以轻松登记、打印凭证和了解安全要求。

直观的界面引导来宾完成登记过程
图 1。直观的界面引导来宾完成登记过程。

全自动交互式信息机

eReceptionist 使访客管理流程数字化和自动化。员工可以通过 Web 控制台邀请来宾,该控制台会生成并通过电子邮件发送二维码。当访客到达现场后,数字显示屏会引导他们完成从扫码到接受安全说明的登记过程。如果需要身份验证,内置的扫描仪会审核和批准访客证件,例如护照和驾驶执照。

“最终用户的便利必须与对业务信息的需求实现平衡”,friendlyway 首席产品官 Swen Osterkamp 博士说。

该解决方案提供了一组预配置、可定制的软件模块,这些模块可以组合起来以满足访客管理的关键需求。这些解决方案就绪的模块可以更快地完成部署,同时提供有意义的、一致的解决方案。除了来宾登记,数字显示屏还可以用于提供标识系统、欢迎消息、行动导引和会议信息。

软件模块运行于嵌入式英特尔® NUC,这是一种运行 Windows 10 的小型 PC。各自助信息设备型号提供不同的显示屏设计,其功能可满足不同需求,具体取决于所需解决方案的复杂性和环境条件。硬件包括触摸屏、二维码阅读器、电话和摄像头(图 2)。

friendlyway 自助信息设备集成多种技术
图 2. friendlyway 自助信息设备集成多种技术。

“用户流程屏幕可以用文字、标志以及其他带有公司风格的元素进行个性化”,Osterkamp 补充说。“我们可以通过公司信息或屏幕保护视频提供轻量级信息流。自助信息设备也可以单独贴上商标。”

系统很容易更新,这样流程不会过时。friendlyway 托管该解决方案,将其作为软件即服务(SaaS)解决方案提供。

提高运营效率

安装 eReceptionist 系统后,该制造商体验到的最显著的改善之一是透明性。该解决方案使访客管理流程数字化和可追溯。例如,访客必须确认他们已阅读安全说明。

“对透明性的需要来自于外部来源和内部需求”,Osterkamp 说。“安保公司和其他监管部门要求公司推行安全规则。遵守《制造业操作规程》日渐成为一种责任。”

管理员还可以获得关于访客的实时数据和分析,从而深入了解进出设施的人员。由于解决方案基于云,他们可以通过台式 PC 或移动设备监控所有自助信息设备。

自助信息设备也对企业资源实现了最大程度的利用。IT 员工从耗费精力的支持任务中解放出来,可以专注于产生价值的项目。而访客也对快捷的自助登记过程更加满意。

“将所有信息进行数字化确保了流程的可重复性”,Osterkamp 说。“由于未与企业的其他部分集成而产生的书面信息孤岛不复存在。企业存在节约成本的潜在可能性,尤其当其扩张为多个分支时。而且,将来,自助信息设备还可以通过基于 AI 的功能(如人脸识别)得到增强。”

随着越来越多的企业转而使用自助信息设备,Osterkamp 建议客户去寻找完整、集成的系统。与英特尔® 的合作伙伴关系让 friendlyway 能够将端到端解决方案推向市场。

“这是我们有别于其他众多供应商之所在”,他说。“一些供应商擅长硬件制造,另一些有软件开发能力。而客户希望从单一来源获得全面的解决方案。”

虽然自助信息设备对于公司来说具有诸多益处,但最终的使用者还是访客。

“自助信息设备应提升客户体验”,Osterkamp 说。“由于流程已标准化,因此可以保证每个人都获得相同的对待。”

作者简介

Stephanie Vozza

Stephanie Vozza is a B2B writer who specializes in retail, technology and finance. In 2006, she launched her own eCommerce brand and sold it five years later to FranklinCovey Products. Stephanie has written articles, white papers and ebooks for companies that include Staples, Mastercard, Epson, Oracle and HPE. She's also a regular contributor to Fast Company and Forbes.com.

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